サイトウ行政書士事務所（以下「当事務所」といいます）は、「譲渡証明書・委任状 自動作成サービス」（以下「本サービス」といいます）における個人情報の取り扱いについて、次のとおり定めます。
1. 取得する情報
本サービスでは、次の情報を取得します。
- アップロードされた書類の画像: 印鑑証明書（個人の印鑑登録証明書、または法人の場合は法務局発行の印鑑証明書）、自動車検査証（車検証）または自動車検査証記録事項、車検証情報取込みファイル
- 書類から読み取った情報: 氏名、住所、（法人の場合）法人名・代表者の役職・本店所在地、車名、型式、車台番号、原動機の型式、登録番号、車検の有効期間 等
- 利用者が入力・修正した情報: 確認画面で入力・修正した各項目（氏名・住所の修正、委任状の日付 等）
- 技術的情報: アクセス日時、アクセス元IPアドレス（インターネット上の接続元番号）、処理結果・エラーの種別。氏名・住所・画像などの個人情報は、ログ（動作記録）に残しません。
2. 利用目的
取得した情報は、次の目的にのみ利用します。
- 譲渡証明書・委任状等の書類PDFの自動作成
- 譲受人の住所が栃木県内の場合に限り、当事務所の代行サービス（車庫証明・名義変更）のご案内を画面に表示すること
- 不正利用の防止（IPアドレス単位の利用回数の制限）およびサービス改善のための統計（個人を特定しない形）
3. 保存期間・削除
- アップロードされた画像: 読み取り処理はすべてサーバーのメモリ上（一時的な作業領域）で行い、処理の完了後ただちに消去します。ディスク等への保存は一切行いません。
- 印影（実印の印影）を含む画像: 上記のとおり処理後ただちに消去し、保存しません。
- 生成されたPDF: サーバーには保存しません。作成したその場で利用者のブラウザに直接お渡しして終了します（お渡し後のPDFは利用者ご自身の端末にのみ残ります）。
- 利用回数の管理: 不正利用防止のため、アクセス元IPアドレスごとの当日の利用回数をサーバーのメモリ上でのみ数えています。この記録はディスクに保存せず、ログにも出力せず、日付が変わると消去されます。
4. 委託先（AIによる読み取り処理）
- 書類の読み取り処理は、Google Cloud（Vertex AI） に委託して行います。
- Vertex AI に送信されたデータは、GoogleのAIモデルの学習（訓練）には利用されません（商用規約の適用による）。
- さらに当事務所は、Google側でデータが処理後に保持されない設定（ゼロデータ保持: キャッシュの無効化、および不正利用監視のためのログ記録からの除外）の承認を取得し、適用しています。
- 通信はすべて暗号化（HTTPS）されています。
5. 第三者提供
法令に基づく場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供しません。
6. 安全管理
- 全区間のHTTPS通信（暗号化）を実施します。
- サーバーの実行権限は必要最小限に絞り（AI読み取りの呼び出しのみ）、パスワードやAPIキーのような漏洩し得る秘密情報を持たない構成としています。
- ログに氏名・住所・画像の内容を記録しません。
7. アクセス解析
本サービスおよび紹介ページでは、サービス改善のため Google Analytics（GA4）を使用することがあります。これにより個人が特定されることはありません。
8. 開示・訂正・利用停止の請求
ご本人からの保有個人データの開示・訂正・利用停止等のご請求は、下記窓口までご連絡ください。ただし、画像・PDF・読み取り結果は上記のとおり処理後ただちに消去され当事務所に残らないため、消去後の開示には応じられません（そもそも開示できるデータが存在しません）。
9. お問い合わせ窓口
- 名称: サイトウ行政書士事務所
- 所在地: 栃木県宇都宮市
- ウェブサイト: https://saitou-office.jp
10. 改定
本ポリシーは、法令の改正やサービス内容の変更に応じて改定することがあります。改定後の内容は本サービス上に掲示します。
制定日: 令和8年7月13日
サイトウ行政書士事務所